Hur länge ska Mail sparas?

Innehållsförteckning:

1. Hur länge ska Mail sparas?
2. Får man begära ut mail?
3. Är e-post en handling?
4. Hur länge sparas en allmän handling?
5. Är intern e-post allmän handling?

Hur länge ska Mail sparas?

Det finns ingen tidsangivelse för hur länge myndigheten måste spara handlingarna, i detta fall mailen. I 6 § står att myndigheten ska skydda arkivet mot förstörelse samt gallra i arkivet enligt föreskriven gallring. Det är alltså myndighetens egna arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge handlingen måste sparas.

Får man begära ut mail?

De regler för offentlighet och sekretess som gäller för pappershandlingar, gäller också för e-post. Det betyder att allmänheten har rätt att begära ut och ta del av sådan e-post vid Göteborgs universitet som är allmänna handlingar.

Är e-post en handling?

Även e-post kan vara en allmän handling. Rådgör alltid med förvaltningens registrator om du är osäker. Tryckfrihetsförordningen beskriver vad som gäller för allmänna handlingars offentlighet, både handlingar som är inkomna till myndigheten och handlingar som är upprättade av myndigheten.

Hur länge sparas en allmän handling?

Det finns ingen lagstadgad tidsangivelse för hur länge myndigheten måste spara allmänna handlingar. Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för sin arkivvård. Det är alltså myndighetens egna arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge handlingen måste sparas.

Är intern e-post allmän handling?

E-postmeddelanden som har skickats mellan medarbetare inom myndigheten anses inte vara färdigställda och därför inte upprättade. Därmed är de inte allmänna handlingar. Tänk dock på att interna e-postmeddelanden som tillhör ett ärende blir allmänna när ärendet avslutats (enligt punkt 3 B ovan).